1. Monthly archive
  2. October 2010

October 2010

Кадровое делопроизводство

Основные бланки кадрового делопроизводства ЮУрГУ Трудовые договоры Трудовой договор директора института Трудовой договор декана Трудовой договор заместителя декана Трудовой договор заведующего кафедрой Трудовой договор старшего преподавателя Трудовой договор преподавателя (ассистент) Трудовой договор профессора Трудовой договор доцента Трудовой договор рабочего Трудовой договор служащего Трудовой договор о дистанционной работе Трудовой договор высококвалифицированного специалиста Формы документов для оформления отпусков Форма графика отпусков (приложение к приказу 271) Форма приказа на отпуск одного работника Форма приказа на отпуск работников подразделения

Инструкция по литературе

ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ И ИЗДАНИЯ ВНУТРИВУЗОВСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫИнструкция о порядке подготовки и издания внутривузовской литературы (Приложение к приказу №209) Приказ №125 О внесении изменений в "Инструкцию о порядке подготовки и издания внутривузовской литературы" Приложение к приказу от 14.06.2006 №125

Словарь

ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ             Автор документа  - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.             Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.             Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.             Вид (письменного) документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.             Виза (официального) документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.             Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.             Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.             Дата (официального) документа – реквизит официального документа, содержащий указанной на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.             Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.             Делопроизводство; документационное обеспечение (управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в организации.             Документ внутренний – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.             Документ входящий; документ поступивший – документ, поступивший в учреждение.             Документ исходящий; документ отправляемый – официальный документ, отправляемый из учреждения.             Документ личного происхождения (личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.             Документ машинописный – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.             Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.             Документ официальный – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.             Документ письменный – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.             Документ подлинный – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.             Документ служебный – документ, используемый в текущей деятельности организации.             Документ электронный – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.             Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.             Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.             Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.             Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.             Заголовок документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.             Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документа в деле.             Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.             Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.             Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.             Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.             Наименование документа – обозначение вида письменного документа.             Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.             Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.             Организация работы с документами – организация документооборота, хранения  и использования документов в текущей деятельности учреждения.             Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными  правилами.             Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.             Переменная часть реквизита – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.             Подлинник документа – первичный или единичный экземпляр документа.             Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.             Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.             Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.             Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.             Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.             Резолюция (документа) – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.             Реквизит  документа – обязательный элемент оформления официального документа.             Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.             Срок исполнения документа – установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией срок исполнения документа.             Текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.             Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.             Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.             Формуляр документа – набор реквизитов письменного документа, расположенных в определенной последовательности.             Формуляр-образец (документа) – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.             Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

VII. Организация хранения документов

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ VII. ОРГАНИЗАЦИЯ  ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Номенклатура дел Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве. Номенклатура дел  структурного подразделения оформляется по установленной форме (приложение  23). Номенклатура дел  структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с начальником службы делопроизводства и заведующим архивом, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства до 1 октября текущего года. Номенклатура дел структурного подразделения рассматривается на заседании Экспертной комиссии университета, согласовывается с Экспертно-проверочной методической комиссией  Комитета по делам архивов администрации Челябинской области и утверждается ректором университета. Согласованная и утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел университета структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной экземпляр хранится в Службе делопроизводства. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения при методической помощи архива. 7.1.1. Основные требования к оформлению номенклатуры дел Номенклатура  дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения. Графы номенклатуры дел  структурных подразделений заполняются следующим образом: В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из  цифрового индекса структурного подразделения, утвержденного приказом № _______ от __________________ и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Пример: 113-02-05, где                 113-02 – обозначение структурного подразделения,                        05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков внутри разделов  и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела. В начале располагаются  заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, протоколы,  переписку и т.д. Пример: Приказы вышестоящих организаций Устав университета Приказы ректора по основной деятельности Распоряжения ректора Приказы ректора по личному составу сотрудников Приказы ректора по личному составу студентов Положение о структурном подразделении  Должностные инструкции Протоколы заседаний структурного подразделения Планы годовые, квартальные и т.д. Отчеты годовые, квартальные и т.д. Журналы Акты Переписка Номенклатура дел структурного подразделения Описи на дела, переданные в архив университета, Акты о выделении документов к уничтожению        Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «текущая научная и методическая работа кафедры», «работа с аспирантами» и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В  заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка дела в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Пример: «Учебно-методический комплекс (лекции, график проведения занятий)»; «документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан»; «документы (сводные ведомости результатов вступительных экзаменов, сводки о количестве зачисленных абитуриентов, представления факультетов на открытие коммерческих групп) о ходе приема в вуз». В  заголовках   дел, содержащих   переписку, указывается с кем и по какому вопросу (ам) она ведется. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Пример: «Переписка с Министерством образования РФ за 2000 год» Пример: «Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в вуз»; «переписка о приеме и зачислении в вуз»; «переписка с Минобразованием России о приеме в вуз, организации учебной работы и другим вопросам», «переписка по вопросам работы кафедры». При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел университета, т.е. заголовок переносится полностью. Если в структурном подразделении хранится копия документа, то в графе заголовок дела после названия документа пишется слово «копия», в графе 5 «примечание» указывается место хранения подлинника. Пример: «Приказы ректора университета по личному составу студентов. Копии». В графе 5 пишется «Подлинник – в службе делопроизводства». Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются. Графа 3 заполняется по окончании календарного  года. Указывается количество дел (в томах, папках) заведенных в структурном подразделении. В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статей со ссылкой на перечень, который переносится из примерной номенклатуры дел структурного подразделения, при отсутствии примерной номенклатуры сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов. При включении в номенклатуру заголовков, срок хранения которых не предусмотрен примерной     номенклатурой      или     перечнем, срок    хранения    устанавливает Экспертно-проверочная методическая комиссия  Комитета по делам архивов Администрации Челябинской области по представлению архива и Экспертной комиссии университета. Документы (подлинники) со сроком хранения «постоянно» передаются  в архив университета в установленном порядке. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение. 7.2. Формирование и оформление дел Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела в университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Исполненные документы должны сдаваться исполнителем в структурные подразделения лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства. При формировании дел необходимо соблюдать общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного или учебного года; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в  дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1»,  «т. 2» и т.д. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Все документы отчетного или информационного характера по исполнению документов, находящихся на контроле, подшиваются в дело переписки  за текущий год. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные учебные планы, отчеты, экзаменационные ведомости, списки студентов группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в хронологическом порядке. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ:  описание дела на обложке (приложение 26); брошюровка; составление внутренней описи (приложение 27); нумерация листов и составление заверительной надписи (приложение 28). Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем  службы делопроизводства университета. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. 7.3. Организация оперативного хранения документов С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив университета. 7.4. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Экспертиза ценности документов в университете на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. Для организации и проведения методической и практической работы по определению сроков  хранения документов, их отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, в университете создается экспертная комиссия, которая является постоянно действующим совещательным органом при ректоре университета В своей работе экспертная комиссия  руководствуется: законодательством  Российской Федерации и Челябинской области, приказами, указаниями, правилами, инструкциями и другими нормативно-методическими рекомендациями, издаваемыми Государственной Архивной службой России  и Комитетом по делам архивов администрации Челябинской области,  «Перечнем документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», Уставом университета, инструкцией по делопроизводству, положением о постоянно действующей экспертной комиссии, утвержденным приказом ректора университета. Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом ректора из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, включая представителей службы делопроизводства. 7.5. Уничтожение документов Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к их уничтожению (приложение 29) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии университета одновременно. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются ректором только после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов Администрации Челябинской области; после этого университет имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего университета. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. 7.6. Подготовка и передача документов в архив В архив университета передаются дела завершенные делопроизводством постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел (приложении 30). Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения  передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного срока (до 10 лет включительно) хранения  передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке по акту (приложение 29). Передача дел в архив университета осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником службы делопроизводства. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив университета,  заведующим архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить. Прием каждого дела производится заведующим архива университета в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом университета и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив университета передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: наличие в архиве программно-аппаратных средств для их хранения, копирования и воспроизведения, перезаписи в новые форматы и передачи по каналам связи; обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств и правовых норм; обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения университета, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив университета, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

VI. Порядок снятия и выдачи копий

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ VI. ПОРЯДОК СНЯТИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ С ДОКУМЕНТОВ 6.1. Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в Южно-Уральском государственном  университете и касаются служебной деятельности данного структурного подразделения. Университет может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в ЮУрГУ. Вместе с тем при разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и т.п. прав, при формировании личных дел рабочих, служащих и учащихся, университету разрешается изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов и свидетельств о получении образования и т.д.). 6.2.  При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк, номер, дата, содержание и т.д.). В правом верхнем углу копии пишется слово “Копия”. При выдаче копии с копии следует писать “Копия с копии”. 6.3. При заверении копии документа, внизу после полного воспроизведения текста, пишется “Верно”, ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. 6.4. При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать. На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

V. Учет и хранение печатей

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ V. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 5.1. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в вузе ведется специальным отделом университета. 5.2. Печати и штампы должны хранится в сейфах или металлических шкафах. 5.3. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях несут ответственные за ведение делопроизводства и руководитель структурного подразделения. 5.4. Уничтожение печатей и штампов производится по согласованию со специальным отделом и оформляется актом. 5.5. Местонахождение печатей и их применение: Наименование Хранится Применяется Гербовая печать вуза (основная) У начальника службы делопроизводства университета На документах, подписанных или утвержденных ректором вуза или должностными лицами, имеющими доверенность в пределах полномочий, делегированных ректором университета Гербовая печать вуза (номерная) У зав. службы выпуска специалистов  учебно-методического управления На итоговых аттестационных документах выпускников Печати структурных подразделений У ответственных, выделенных в структурных подразделениях На документах, подписанных  руководителями  этих подразделений, а также на копиях и выписках из этих документов  

IV. Организация документооборота

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ IV.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Порядок прохождения и исполнения поступающих  документов 4.1.1. Вся корреспонденция, поступающая в Южно-Уральский государственный университет, принимается сотрудниками службы делопроизводства ежедневно с 8-30 до 15 часов, кроме субботы и воскресенья. При приеме корреспонденции все конверты вскрываются, проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов. В службе делопроизводства не вскрывается корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным  организациям (профсоюзным, студенческим и др.). Ошибочно доставленная корреспонденция отправляется адресату обратно. 4.1.2. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. На всех регистрируемых документах проставляется штамп. Не подлежат регистрации следующие документы: копии писем, присланные для сведения; рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.; периодические печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени и т.п.); поздравительные письма и пригласительные билеты, телеграммы. 4.1.3. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера  документа и даты поступления. 4.1.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема и регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение ректору (проректору) и исполнение. 4.1.5. Электронные сообщения, поступившие  по электронной почте или по факсу, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 4.1.6. Документы, адресованные ректору (проректору) университета, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение. 4.1.7. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. 4.1.8. Рассмотренные ректором (проректором) документы возвращаются в службу делопроизводства, где в компьютерную информационно-поисковую систему заносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. 4.1.9. При назначении в резолюции ректора (проректора) нескольких исполнителей подлинник документа  получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. По требованию ответственного исполнителя соисполнители обязаны представлять все необходимые материалы в установленный им срок для обобщения и подготовки ответа. 4.1.10. Передача подлинника документа на исполнение из одного подразделения в другое производится с разрешения лица, давшего поручение и только с пометкой об исполнителе в автоматизированной системе делопроизводства. Для передачи документов в структурные подразделения университета в службе делопроизводства применяются сортировальные ячейки. Документы из ячеек забирают уполномоченные сотрудники структурных подразделений университета ежедневно (кроме субботы, воскресенья). 4.1.11. Получив документы на исполнение, сотрудник вуза должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. 4.1.12. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направить его в дело. 4.2. Порядок прохождения исходящих документов 4.2.1. Документы, отправляемые университетом, передаются почтовой и электрической связью. Обработка исходящих документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства университета в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в службу делопроизводства полностью оформленными, зарегистрированными с указанием на конверте почтового адреса. 4.2.2. Документы на отправку принимаются в течение рабочего дня, но не позднее 11 часов. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. 4.2.3.  С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. 4.2.4. Телеграммы, подписанные ректором (проректором), принимаются сотрудниками службы делопроизводства  датированными, с отметкой о категории и виде отправления. 4.2.5. При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа не должен превышать 2 листов; документ по каналу факсимильной связи передается  с разрешения руководителя; запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования». факсограммы на иностранных языках отправляются при наличие перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. 4.3. Порядок прохождения внутренних документов 4.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. 4.3.2. Распорядительные документы после  подписи  ректора вместе с подготовленными копиями передаются в службу делопроизводства на регистрацию 4.3.3.  Копии распорядительных документов доводятся до исполнителей, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы,  в виде заверенных бумажных или электронных копий документов. 4.3.4. Информация о распорядительных документах заносится  в автоматизированную  информационную систему  университета «Приказы и распоряжения». 4.4. Автоматизированная система «Приказы и распоряжения» 4.4.1. Автоматизированная информационная система «Приказы и распоряжения» позволяет хранить информацию о распорядительных документах и представлять эту информацию в виде текстового документа: приказа, распоряжения и приложения к ним. Начальная страница системы – это оглавление  распорядительных документов. Каждый пункт оглавления имеет ссылку на соответствующий документ. 4.4.2. Ввод  документации в автоматизированную информационную систему «Приказы и распоряжения» осуществляется службой делопроизводства университета на основании указания ректора (проректора) путем сканирования оригиналов бумажных документов и заполнения предопределенных  автоматических полей системы. 4.4.3.  Автоматизированная информационная  система «Приказы и распоряжения» обеспечивает поиск информации о распорядительных документах, не отнесенных к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, структурным подразделениям университета, подключенным к университетской сети. 4.4.4. В автоматизированной информационной системе поиск распорядительных документов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в исковом документе). 4.4.5. Порядок защиты и доступа к автоматизированной информационной системе «Приказы и распоряжения» определяют: Вычислительный центр и отдел глобальных сетевых технологий Южно-Уральского государственного университета на основе требований законодательства РФ. 4.4.6. Опубликование приказов и распоряжений предусматривает опубликование текстов приказов и распоряжений ректора университета и распоряжений проректоров университета в машиночитаемом виде в информационной системе «Приказы и распоряжения». 4.4.7. Опубликование приказов и распоряжений осуществляется службой делопроизводства университета на основании подписанных и зарегистрированных оригиналов документов. 4.4.8. Тексты приказов, опубликованных в машиночитаемом виде в информационной системе «Приказы и распоряжения», являются официальными. Документ, опубликованный в другой информационной системе, должен иметь обязательную ссылку на официальные документы. 4.4.9. Опубликованию подлежат приказы и распоряжения: - о структурных изменениях вуза; - об утверждении и введении в действие организационных документов, касающихся всех структурных подразделений вуза; - об организации и проведении учебного процесса; - о выходных и нерабочих праздничных днях; - о проведении конференций, выставок, олимпиад; - если в тексте, в качестве исполнителей, указаны все структурные подразделения университета; - не содержащие персональную, коммерческую и иную информацию, ограничение доступа к которой установлено федеральными законами. 4.4.10. При публикации приказа или распоряжения указываются следующие обязательные реквизиты: регистрационный номер; дата регистрации; заголовок; текст приказа, состоящий из констатирующей и распорядительной части; должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ. Проекты распорядительных документов, подлежащих опубликованию в информационной системе «Приказы и распоряжения», согласовываются с начальником службы делопроизводства на предмет правильности их оформления. 4.4.11. Приказы и распоряжения рассылаются в структурные подразделения, которые являются исполнителями, в виде отдельного печатного издания или заверенной бумажной копии документа или электронным сообщением. 4.4.12. Бумажная копия приказа или распоряжения, снятого с информационной системы «Приказы и распоряжения», должна быть заверена ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения порядком, установленным инструкцией по делопроизводству в ЮУрГУ. 4.4.13. Ответственность за обеспечение доступа структурных подразделений университета к информационной системе «Приказы и распоряжения» возлагается на руководителей структурных подразделений и отдел глобальных сетевых технологий. 4.5. Регистрация документов 4.5.1. Регистрация документов в университете осуществляется децентрализовано: - в службе делопроизводства регистрируется: входящая корреспонденция, адресованная ректору (проректору), входящая правительственная, заказная, ценная корреспонденция, исходящая от имени ректора (проректора)  документация, приказы и распоряжения ректора. - в деканатах факультетов регистрируется: входящая корреспонденция, адресованная декану, исходящая от имени декана, распоряжения декана факультета. -  на кафедрах регистрируются входящие документы, адресованные зав. кафедрой и исходящие от имени зав. кафедрой. 4.5.2. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания. 4.5.3. В службе делопроизводства университета регистрация документов ведется в   электронных карточках автоматизированной системы регистрации документов, в структурных подразделениях – в журналах регистрации корреспонденции (приложение 31). 4.5.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. 4.5.5. Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения университета и порядкового номера документа  в пределах календарного года Например: 120/08 – 1569, где 120/08 – индекс кафедры информационной безопасности; 1569 – порядковый номер по журналу регистрации корреспонденции. 4.5.6. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных  устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации; наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении и направлении в дело. 4.6. Контроль исполнения документов 4.6.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов. 4.6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле  штампом красного цвета «Контроль». 4.6.3. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные – в срок не более месяца; по парламентским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы(депутатскому запросу) – не позднее, чем через 30 дней со дня получения; по обращениям граждан и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней; телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней, остальные, - в течение 10 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной карточке автоматизированной системы регистрации документов. 4.6.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя ректора (проректора) мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечении этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу делопроизводства для внесения изменений в электронную карточку автоматизированной системы (новый срок, дата изменения, подпись). 4.6.5. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. 4.6.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой делопроизводства все контролируемые документы. 4.6.7. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за три дня до истечения срока. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в электронную карточку автоматизированной системы регистрации документов. 4.6.8. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным. 4.6.9. Основанием для снятия с контроля являются документ-ответ, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.  На документе и в электронной карточке автоматизированной системы регистрации документов проставляется отметка об исполнении (дата и ссылка на документ-ответ).

Студенты ЮУрГУ на Всероссийской олимпиаде "Компьютерные технологии в машиностроении" в Самаре

13.10.2010
На базе СамГТУ (г. Самара) проводилась Всероссийская студенческая олимпиада "Компьютерные технологии в машиностроении". Олимпиада проводится ежегодно в течение шести лет и дает студентам возможность продемонстрировать знания при работе с современными инженерными программными пакетами, используемыми в промышленности для проектирования и проведения численных прочностных расчетов. Команда от ЮУрГУ в составе: Бекетов А.П., Шатов М.М. (Ф-697, каф. ПМиДПМ) под руководством Терёшина Д.А. (доц. каф.

Автошкола ЮУрГУ — участник Международной конференции в Сочи

13.10.2010
Автошкола ЮУрГУ приняла участие в XIII Международной конференции «АВТОШКОЛА-2010» в г.Сочи. Конференция проводилась при участии Департамента обеспечения БДД МВД России, Министерства образования и науки, Министерства транспорта, Министерства здравоохранения и социального развития, международных общественных объединений. Ее участниками стали более 400 человек из 58 регионов России. Особое внимание уделялось вопросу качественной подготовки водителей, поскольку именно этот фактор является ведущим в обеспечении безопасности дорожного движения.

НИУ ЮУрГУ на XII Всероссийском форуме «Образовательная среда 2010» в Москве

13.10.2010

XII Всероссийский форум «Образовательная среда 2010» собрал инновационные разработки, передовые методики и технологии, программные и технические средства обучения, региональные системы и перспективные модели образования. За 4 дня работы экспозицию НПИ «Учтех» НИУ ЮУрГУ посетили более 800 человек. Состоялись деловые контакты с представителями учебных заведений России, Казахстана, Украины, Белоруссии. На экспозиции НПИ «Учтех» НИУ ЮУрГУ были представлены:

You are reporting a typo in the following text:
Simply click the "Send typo report" button to complete the report. You can also include a comment.