网络礼仪如何进行商务往来

在过渡到远程工作和学习之后,商务信函成为师生之间最流行的交流方式。 南乌拉尔国立大学媒体与社会科学学院教师 阿廖娜·特西娜 说,如何正确编写电子邮件,使用表情符号以及最好避免使用哪些短语。

-阿廖娜·弗拉基米罗夫纳,什么是商务信函,在哪里进行?

-业务通信是一种使用存储介质实现业务通信的方式。 当今最流行的方式是互联网。 此外,您可以将邮件服务和即时通讯程序都用于业务通信。 重要的是要注意,商务往来需要遵守商务礼节。

-如何撰写商务电子邮件?

-商业电子邮件的结构与普通纸质信件没有什么不同。它由问候语,正文和发件人签名组成。但是有一些微妙之处。一封商务信函必须附带一个主题。简明扼要地制定。这将有助于您的通讯伙伴的工作。如果您在信函文本中引用文档,请务必在发送前将其附加在信函上进行检查。此外,请注意您写入的电子邮件地址。一封荒谬或难以理解的电子邮件会向收件人表明您对商务沟通过程的态度并不认真。

-如何礼貌地问候收件人?

-根据礼节规则,我们必须适当问候对话者。 “你好” 和“下午好” 被视为中立形式。 近年来的趋势-“美好的一天”的形式-是不正确的。 商业沟通的所有参与者都知道,一天中的任何时候都可以阅读一封信,因此最好不要尝试“讨好”。

-信中哪些处理是正确的

-商业信函中最常见的处理形式是“受到尊重” 。您可以以此开头,然后再使用问候语。重要的是要记住,仅凭名字向商业伙伴写邮件就不在俄罗斯国家礼节的框架之内。因此,您必须找出收件人的父称,或者根本不使用名字,而要用中性词“同事” 代替。当提及一名对话者时,关于使用代词“Вы” (用大写字母写成)的争论仍在继续。仅当在正式或私人信件中提及某人时,才允许这样做,如果您想强调收件人的重要性,请尊重他。在所有其他情况下,无论是与一个人交流还是与一群人交流时,都必须用小写字母写“вы” 。

照片:特西娜,俄罗斯语言文学系教师

-信件主体的要求是什么?

-主要要求是遵守结构。她分为两部分。在第一部分中,我们描述了情况,在第二部分中,我们提出了建议或表达了请求。建议在不同的段落中将这些部分分开。您需要使用传统的大小和字体。但是允许以粗体拼写突出显示单个单词以引起人们对重点的注意。同样重要的是要注意,电子邮件不应占据A4页面的一半以上,并且行不应太长。否则,在平板电脑或电话上(您的业务合作伙伴可以在任何工具上查看邮件),该字母可能无法正确显示或可能会给阅读带来不便。

-如何正确写信?

-在这封信的结尾,我们将再次对对话者表示敬意,从而建立伙伴以积极的方式继续进行交流。最佳表述:“尊重” ,“最诚挚的问候” 等。避免熟悉很重要。最后,在信件的最后部分中,应在其后加上联系信息,以表明姓,名和父称,位置,组织,联系电话和电子邮件,以表明有足够的通信渠道。但是,签名不应包含过多信息,最好将其限制为大约五行。

-是否可以在商务信函中使用图释?

-如果您与对话者的关系亲近可能允许这样做。 例如,你们是长期的业务合作伙伴,你们私交很好,也就是说,如果您与他说相同的语言并且知道您的情感信息将被正确理解,而且你们是在非正式的场合。 即使是学生,也可以在给老师的信中加上一个微笑,只是,只有在适当的地方才可以。 在商务信函中过多使用表情符号可以说您是轻率的对话者,对交流过程并不认真。

—是否有商务往来的禁止规则?

-所有不符合正式业务风格要求的规则均适用于禁止规则。它被最大程度地规范化,需要具体性,逻辑性,最少的情感以及没有个人故事。最好不要以禁止规则为例,以免被意外记住。但是这些规则可以在关于言语文化的教科书中找到:“俄语。语言文化。商务交流“(维京斯克)或“演讲文化和商务交流” (赫米克)。并且所有南乌拉尔国立大学学生都在“俄罗斯语言和语言文化” 课堂中被告知如何进行商务往来。

达里亚∙齐姆巴柳克,照片:pexels.com,个人档案特西娜
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